Proyek Akhir Ayu

Prodi DIII Manajemen Informatika

logo_baru_lengkap_stikom_surabaya

Rangkuman Proyek Akhir
Semester 16 (1)
Dosen Pembimbing : Titik Lusiani, M.Kom, OCP

Nim

:

14390100023

Nama

:

Kadek Ayu Putri Meydiana

Judul

:

Sistem Informasi Manajemen Distribusi Dokumen Perpajakan Berbasis Web Pada Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya

  : img1488997768280

Motto

:

Dunia adalah seperti yang anda pikirkan.

Pendahuluan

:

Pada saat ini manajemen dokumen masih dilakukan menggunakan banyak kertas, ditulis tangan lalu disimpan dalam laci penyimpanan atau dikirimkan melalui kurir kemudian dikonfirmasi secara lisan. Cara tersebut dinilai masih kurang baik karena belum mendukung sistem paperless yang masih membutuhkan banyak kertas dan dapat terjadi kehilangan dokumen serta pemantauan realisasi dokumen dari KPP yang masih kurang maksimal. Sehingga memerlukan sistem yang membantu memperbaiki dalam manajemen dokumen perpajakan, mempermudah proses pendistribusian data dan meningkatkan efektifitas dan efisisensi kerja dengan merancang sistem manajemen distribusi dokumen perpajakan sehingga mencapai tujuan perusahaan.

Desain Sistem

:

System Flow Pengiriman Dokumen

System Flow pengiriman dokumen merupakan proses penyampaian dokumen kepada pihak eksternal seperti unit lain (Kantor Pusat, Kanwil lain, atau KPP), Wajib Pajak, atau instansi lain yang melalui sistem. Pada Gambar 1 menggambarkan tentang System Flow pengiriman dokumen yang diterima oleh pelaksana DP3. Sistem menampilkan daftar dokumen yang dibutuhkan, kemudian pelaksana DP3 memilih dokumen yang dikirimkan, dan sistem menampilkan detail dokumen yang telah dipilih sebelumnya. Pelaksana DP3 kemudian memilih tujuan pengiriman dokumen dan sistem mengirimkan dokumen kemudian menampilkan status pengiriman.

pengiriman_dokumen

Gambar 1. System Flow Pengiriman Dokumen

System Flow Penerimaan Dokumen

System Flow penerimaan dokumen merupakan proses penerimaan dokumen dari pihak pelaksana DP3. Pada Gambar 2 menggambarkan tentang System Flow penerimaan dokumen yang diterima oleh pelaksana KPP. Dimulai dari sistem yang menampilkan pesan pemberitahuan dokumen masuk, yang mengeluarkan display pesan dokumen masuk pada layar monitor pelaksana KPP. Kemudian sistem menampilkan data dokumen masuk yang terlihat pada monitor pelaksana KPP, lalu pelaksana KPP mengunduh dokumen masuk dan menerima dokumen tersebut.

penerimaan_dokumen

Gambar 2. System Flow Penerimaan Dokumen

System Flow Realisasi Dokumen

System Flow realisasi dokumen merupakan proses pengiriman realisasi dokumen dari pelaksana KPP kepada pelaksana DP3. Pada Gambar 3 menggambarkan tentang System Flow realisasi dokumen, yang dimulai dari sistem menampilkan pesan dokumen realisasi masuk pada monitor pelaksana KPP, kemudian pelaksana KPP memasukkan dokumen realisasi dan mengirimkannya, maka sistem menampilkan status pengiriman dokumen realisasi. Pelaksana DP3 melihat dokumen realisasi dan sistem memeriksa apakah dokumen realisasi sesuai dengan format yang ditentukan, jika sesuai maka pelaksana DP3 menerima dan mengunduh dokumen dengan format yang benar. Namun jika format dokumen realisasi salah maka sistem mengirim kembali dokumen realisasi kepada pelaksana KPP.

realisasi

Gambar 3. System Flow Realisasi Dokumen

System Flow Penjadwalan Dokumen

System Flow penjadwalan dokumen merupakan proses penjadwalan dokumen dari pelaksana DP3 kepada pelaksana KPP. Pada Gambar 4 menggambarkan tentang System Flow penjadwalan dokumen, yang dimulai dari pelaksana DP3 menggunakan fungsi peringatan deadline, lalu sistem menampilkan data reminder yang akan dikirim kepada pelaksana KPP. Setelah pemberitahuan reminder diterima pelaksana KPP, maka sistem membuka pesan dan kalender pengerjaan yang kemudian akan diterima oleh pelaksana KPP. Apabila pelaksana KPP menerima dan mengerjakan sesuai data reminder, maka pelaksana KPP mengirimkan data reminder yang harus dikerjakan dan sistem akan mengeluarkan pesan pemberitahuan reminder diterima pada layar pelaksana DP3. Namun apabila pelaksana mengirim data reminder tidak sesuai maka pelaksana KPP akan mengirimkan alasan keterlambatan pengiriman data reminder, dan sistem akan mengeluarkan pesan pemberitahuan penolakan reminder pada layar pelaksana DP3.

penjadwalan

 Gambar 4. System Flow Penjadwalan Dokumen

System Flow Pemantauan Dokumen

System Flow pemantauan dokumen merupakan proses pemantauan dokumen dari pihak pelaksana DP3. Pada Gambar 5 menggambarkan tentang System Flow pemantauan dokumen yang dimulai oleh sistem pelaksana DP3, yang menampilkan pesan dokumen realisasi masuk yang diambil dari data surat, kemudian menampilkan display pesan dokumen berkala masuk pada layar pelaksana DP3. Kemudian sistem memeriksa apakah dokumen melebihi batas atau tidak, jika ya maka sistem akan mengirim pesan teguran kepada pelaksana KPP, namun apabila tidak maka sistem akan menyimpan dokumen realisasi berkala yang kemudian akan ditampilkan sebagai display pada layar pelaksana DP3.

pemantauan.jpg

 Gambar 5. System Flow Pemantauan Dokumen

Context Diagram

Context diagram dari Aplikasi Manajemen Distribusi Dokumen Perpajakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya. Context diagram sistem ini terdiri dari 2 entitas dan aliran datanya masing-masing yang saling terkait. 2 entitas tersebut adalah entitas bagian pelaksana DP3 dan Pelaksana KPP. Dua entitas tersebut memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan.

context_diagram Gambar 6. Context Diagram Aplikasi Manajemen Distribusi Dokumen Perpajakan

Data Flow Diagram Level 0

Data Flow Diagram Level 0 sistem informasi manajemen distribusi dokumen perpajakan terdiri dari lima proses, dua external entity dan tiga data store. Proses yang pertama adalah proses pengiriman dokumen, proses yang kedua adalah proses penerimaan dokumen, proses yang ketiga adalah proses realisasi dokumen, proses yang keempat adalah proses penjadwalan dokumen dan proses yang kelima adalah proses pemantauan dokumen. Sedangkan untuk dua external entity adalah pelaksana DP3 dan pelaksana KPP. Kemudian untuk data store yang pertama adalah surat, data store yang kedua adalah status kirim dan data store yang ketiga adalah reminder yang semuanya itu saling berkaitan seperti yang digambarkan pada Gambar 7. Pada proses pengiriman dokumen akan memberikan invoice dokumen masuk pada proses penerimaan dokumen. Dari proses penerimaan dokumen memberikan dokumen yang akan direalisasi kepada proses realisasi dokumen. Dari proses realisasi dokumen memberikan dokumen kepada proses penjadwalan dokumen dan pemantauan dokumen.

dfdlevel0

Gambar 7. Data Flow Diagram Level 0

Pada Gambar 8, menggambarkan DFD level 1 dari pengiriman dokumen pada Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya. Pada DFD level 1 pengiriman dokumen ini, terdapat tiga macam proses, satu external entity dan dua data store. Proses yang pertama adalah menampilkan daftar dokumen, proses yang kedua adalah menampilkan detil dokumen, dan proses yang ketiga adalah proses mengirim dokumen.

dfdlevel1pengiriman

Gambar 8. DFD Level 1 Pengiriman Dokumen

Pada Gambar 9, menggambarkan DFD level 1 dari penerimaan dokumen pada Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya. Pada DFD level 1 penerimaan dokumen ini, terdapat tiga macam proses, satu external entity dan satu data store. Proses yang pertama adalah menampilkan pesan pemberitahuan dokumen masuk. Proses yang kedua adalah menampilkan dokumen masuk. Proses yang ketiga adalah mengunduh dokumen.

dfdlevel1penerimaan

Gambar 9. DFD Level 1 Penerimaan Dokumen

Pada Gambar 10, menjelaskan DFD level 1 dari realisasi dokumen pada Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya. Pada DFD level 1 realisasi dokumen ini, terdapat delapan macam proses, dua external entity dan satu data store.

dfdlevel1realisasi

Gambar 10. DFD Level 1 Realisasi Dokumen

Pada Gambar 11, menjelaskan DFD level 1 dari penjadwalan dokumen pada Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya. Pada DFD level 1 penjadwalan dokumen ini, terdapat empat macam proses, dua external entity dan satu data store. Proses yang pertama adalah kirim dokumen, proses yang kedua adalah membuka pesan dan kalender pengerjaan, proses yang ketiga adalah mengirim alasan, dan proses yang keempat adalah mengirimkan pesan reminder.

dfdlevel1penjadwalan

Gambar 11. DFD Level 1 Penjadwalan Dokumen

Pada Gambar 12, menggambarkan DFD level 1 dari pemantauan dokumen pada Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya. Pada DFD level 1 penerimaan dokumen ini, terdapat tiga macam proses, dua external entity dan satu data store. Proses yang pertama adalah kirim dokumen, proses yang kedua adalah membuka pesan dan kalender pengerjaan, proses yang ketiga adalah mengirim alasan, dan proses yang keempat adalah mengirimkan pesan reminder.

dfdlevel1pemantauan

Gambar 12. DFD Level 1 Pemantauan Dokumen

Conceptual Data Model

Conceptual Data Model pada aplikasi manajemen distribusi dokumen perpajakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya merupakan gambaran dari hubungan tiap tabel yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi manajemen distribusi dokumen perpajakan. Adapun Conceptual Data Model tersebut digambarkan pada Gambar 13.

cdm

Gambar 13. CDM Aplikasi Manajemen Distribusi Dokumen 

Physical Data Model

Physical Data Model adalah struktur tabel atau struktur database yang saling terintegrasi dan saling berhubungan. PDM pada aplikasi manajemen distribusi dokumen perpajakan memiliki 13 tabel yang digambarkan pada Gambar 14.

pdm

Gambar 14. PDM Aplikasi Manajemen Distribusi Dokumen

Gambaran Umum Sistem

:

Sistem Yang Digunakan

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan aplikasi Manajemen Distribusi Dokumen Perpajakan yaitu:

a. Software Pendukung

Beberapa perangkat lunak yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Manajemen Distribusi Dokumen Perpajakan ini, yaitu :

  1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7
  2. XAMPP
  3. Sublime Text 3 atau Notepad ++

b. Hardware Pendukung

Beberapa perangkat keras yang dibutuhkan dalam Sistem Informasi Manajemen Distribusi Dokumen Perpajakan ini, yaitu :

  1. Prosessor Intel Core 2 Duo 2.00 Ghz atau lebih tinggi
  2. Memori RAM 2.00 GB atau lebih tinggi
  3. Hardisk 100 Gb

Cara Setup Program

Dalam tahap ini, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap penginstalan perangkat lunak. Berikut langkah-langkah penginstalan:

  1. Install XAMPP pada komputer yang digunakan.
  2. Install Sublime Text 3 pada komputer yang digunakan.
  3. Akses file web aplikasi yang akan digunakan.

Aplikasi manajemen distribusi dokumen perpajakan ini terdapat fitur login sebagai implementasi hak akses, fitur master karyawan untuk mengisi data karyawan yang dilakukan oleh admin, fitur master agama untuk mengisi data agama yang dilakukan oleh admin, fitur master KPP untuk mengisi data KPP yang dilakukan oleh admin, fitur master admin KPP untuk mengisi data user dari KPP dalam penggunaan aplikasi yang dilakukan oleh admin, fitur transaksi surat untuk melakukan transaksi pengiriman dokumen yang dilakukan oleh admin maupun user yang sudah terdapat dalam database, fitur pesan pribadi untuk melakukan proses pesan pribadi yang dilakukan oleh user kanwil dan KPP, fitur obrolan surat tugas untuk melakukan proses obrolan berdasar surat tugas yang dilakukan oleh user kanwil dan KPP, dan fitur laporan untuk menampilkan laporan rutin dokumen realisasi ataupun dokumen belum realisasi yang dilakukan oleh admin kanwil, sebagai laporan kepada kepala bidang DP3.

Kesimpulan

:

Kesimpulan

Setelah melakukan analisa dan perancangan, serta implementasi aplikasi manajemen distribusi dokumen perpajakan pada Kantor Wilayah Direktorat Jendral Pajak Jawa Timur I Surabaya, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

  1. Aplikasi yang dibuat mampu melakukan pemantauan pengiriman realisasi dokumen dan menampilkan detail surat terkirim serta memudahkan proses distribusi yang lebih mudah, cepat dan tepat pada bagian pengelolaan data.
  2. Aplikasi ini menghasilkan laporan distribusi dokumen rutin yang dapat dilihat menurut periode harian, bulanan, atau tahunan.

Lampiran

:

Biodata Penulis

Nama Lengkap : Kadek Ayu Putri Meydiana

Tempat/Tgl Lahir : Lampung, 05 Mei 1995

Jenis Kelamin : Perempuan

Alamat : Jl. Granit Kumala 1 No 39 Kota Baru Driyorejo, Gresik

Agama : Hindu

Email : ayuputri5595@gmail.com

Hobi : Berorganisasi, mendengarkan musik, bermain alat musik drum/bass, bermain basket, menulis, menari, mengikuti pencaksilat, dan karaoke.

Riwayat Pendidikan

Tahun lulus 2007-TK Dharma Wanita Gresik

Tahun Lulus 2010-SDN Negeri Jeruk II Surabaya

Tahun Lulus 2013-SMK Negeri 4 Surabaya (Jurusan Multimedia)

Tahun Lulus 2014-Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya (Jurusan DI Sistem Informasi)

Tahun Lulus 2017-Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya (Jurusan DIII Manajemen Informatika)

Pengalaman Organisasi

  1. Ketua Bidang Forum Kreatifitas Anggota Koperasi Mahasiswa tahun 2014.
  2. Sie Acara Bakti Sosial “MI CARE 2014” Prodi D3 Manajemen Informatika
  3. Ketua Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota Koperasi Mahasiswa tahun 2015.
  4. Sie Teknologi dan Informasi Himpunan Mahasiswa Manajemen Informatika tahun 2015.
  5. Sie Kesekretariatan Kepanitiaan OKK (Orientasi Kehidupan dan Kampus) tahun 2015.
  6. Liaison Officer Perguruan Tinggi Kepanitiaan Robotik (KRI) Tingkat Regional tahun 2015.
  7. Ketua Pelaksana Rapat Akhir Tahunan Koperasi Mahasiswa tahun 2015.
  8. Peserta Lomba PKM Karya Tulis (GT Dan AI) Tingkat Stikom Surabaya Tahun 2015
  9. Anggota Penerima Hibah Dikti PKM Kewirausahaan 2016.

Target setelah lulus D3 Manajemen Informatika adalah:

  1. Bekerja di Kantor Pajak atau kantor pemerintahan lainnya.
  2. Mampu mengaplikasikan apa yang telah dipelajari selama kuliah sehingga dapat membuka lapangan pekerjaan sendiri

Salam, Kd. Ayu Putri Meydiana

Email Mahasiswa : ayuputri5595@gmail.com

DIII Manajemen Informatika

mi.stikom.edu

Dosen Pembimbing : Titik Lusiani, M.Kom,OCP

http://blog.stikom.edu/lusiani

https://titiklusiani.wordpress.com/

http://www.stikom.surabaya